Um arquivo público municipal para Niterói: gestão de documentos, acesso à informação e transparência na administração pública no horizonte da história e da cooperação regional do Leste Fluminense

Sobre o projeto

O projeto visa contribuir para a implantação de uma política de gestão de documentos e de arquivos para o Município de Niterói com foco em soluções relacionadas à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos e informações. O projeto tem como objetivo também ser uma referência para a integração dos Municípios do Leste Fluminense. Seus resultados se definem essencialmente como instrumentos técnicos para o desenvolvimento de uma política municipal de gestão de documentos e arquivos que afirme o direito à informação e o direito à memória na cidade de Niterói.

A pesquisa, de um lado, identifica de modo objetivo a riqueza do patrimônio documental de Niterói e região Leste metropolitana, assim como evidencia dados sobre os desafios da gestão da massa documental acumulada pela administração pública municipal. Ao mesmo tempo, implementa instrumentos técnicos especializados e boas práticas administrativas, visando garantir eficiência e economicidade na gestão pública.

O que foi feito até aqui

Produto 1: Arquivo Público Municipal de Niterói – Setor de Arquivo Permanente (Histórico) e do Laboratório de Práticas Profissionais de Arquivologia e História – Foi elaborada a minuta do Projeto de Lei Municipal de Gestão de Documentos e Arquivos, que visa garantir bases legais para a estruturação e desenvolvimento de uma política de gestão de documentos e arquivos no município, afirmando o direito à informação e o direito à memória como direitos de toda a gente niteroiense.

Para tal, foram realizadas visitas técnicas, entrevistas com responsáveis e levantamento fotográfico dos arquivos de 18 secretarias/autarquias da PMN para identificar fundos e coleções para recolhimento ao APMN (Associação de Procuradores do município de Niterói) e elaborar diagnóstico da situação para implantar o Sistema Municipal de Arquivos, desdobramento do projeto. Ele permitiu produzir um diagnóstico geral da situação da massa documental acumulada pela administração pública municipal e definir diretrizes para o planejamento de sua gestão em termos de eficiência e economicidade.
Foi oferecido um curso de identificação arquivística para organizar arquivos municipais e de famílias/pessoais, no qual participaram servidores da SMA, SMF e SEPLAG. Foram reunidos um volume de informação que estão gerando análises, quadros e organogramas que serão muito úteis à organização dos arquivos da PMN e para elaboração do documento História Administrativa de Niterói (1824-1945).

Para tal, foram realizadas pesquisas, visitas técnicas e elaboração de quadros descritivos do acervo arquivístico de instituições de Niterói e municípios do Leste Fluminense. Ele caracteriza as formas da organização e das estruturas da administração municipal, identificando suas funções e atividades no século XIX e primeira metade do século XX.

Também foi elaborado o guia do Patrimônio Documental de Niterói e Região Leste Metropolitana, que se trata de um diagnóstico geral do mundo dos arquivos para delinear linhas de atuação na defesa da preservação do patrimônio documental. É uma ferramenta que permite ao futuro Arquivo Municipal de Niterói planejar eventuais recolhimentos de  acervos privados de interesse público (arquivos pessoais e de família; ou, de sindicatos e empresas tradicionais, por exemplo),  em como estabelecer canais de cooperação técnica.

Produto 2: Programa Gestão de Documentos-Niterói (Módulo Secretaria Municipal da Fazenda) – Dota a administração pública de instrumentos técnicos para o desenvolvimento de boas práticas na administração pública que poderão ser estendidas às demais secretarias e órgãos municipais, permitindo seu monitoramento e controle, afirmando o compromisso com a transparência e a integridade pública. Foi elaborado e publicado o Acordo de Cooperação Técnica e
Científica APERJ (Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro )/SEPLAG-PMN (DOE n° 197, Parte I, de 18 de outubro de 2021). Pesquisadores, servidores e estagiários da PMN foram capacitados para uso do SITD no Programa de Gestão de Documentos (PGD) -Niterói, contando com estudos teóricos e em elaboração a redação das diretrizes das atividades. Foram propostas atribuições para a formação da Comissão de Gestão de Documentos e Acesso (SMF), a ser implementada nas secretarias/autarquias no desdobramento do projeto. Realizaram a compilação da legislação e normas de procedimentos administrativos das áreas administrativas da SMF, dados registrados no SITD, para elaboração de repertório. Foram sistematizados dados para elaboração do Plano de Classificação Funcional, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manual de Tipologia  Documental da SMF. Além disso, foram elaborados estudos comparados de denominação dos processos administrativos da SMF, a partir do nome atual que consta no PROCNIT, e-Cidade e e-SIGA e denominação proposta nos parâmetros da tipologia documental para redação do padrão a ser implementado como desdobramento do projeto.

Produto 3 | Cooperação com os municípios do Leste Fluminense
Realizadas 100% das visitas técnicas, entrevistas e  levantamento fotográfico dos arquivos das Câmaras e Prefeituras Municipais de Niterói, São Gonçalo, Itaboraí, Rio Bonito, Maricá e Tanguá para elaboração do diagnóstico da situação. Construíram também o II Seminário Arquivos Municipais Fluminenses (SAMF) em 2021, realizado na câmara Técnica de Arquivos Municipais do Conselho Estadual de Arquivos do Rio de Janeiro. O projeto também contou com a participação da equipe de pesquisadores em eventos científicos, com apresentação e publicação de trabalhos.

Além do previsto inicialmente, o Projeto realizou ainda:

• Disciplinas específicas oferecidas no PPGCI/UFF – Disciplina “Fundamentos teóricos e metodológicos da gestão de documentos”, oferecida no Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI/UFF), em 2021.1. Disciplina “Identificação arquivística como método para a organização de arquivo municipal, de família e pessoal” (Tópicos em Comunicação, Gestão, Tecnologia e Uso da Informação), oferecida no Programa de Pós- Graduação em Ciência da Informação (PPGCI/UFF), em 2022.2.
• Reuniões com secretarias/autarquias para discutir propostas de soluções para adequação e organização dos arquivos – Fundação de Arte de Niterói e Hospital Psiquiátrico de Jurujuba – e elaboração de instrumentos de gestão de documentos (uso do SITD, plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos), digitalização de documentos e padronização de sistema de protocolo – SMARHS, Secretaria Municipal de Saúde/Fundação Municipal de Saúde – após visita técnica da equipe de pesquisadores do PDPA para elaboração do diagnóstico da situação dos arquivos da PMN, o que não havia sido previsto no projeto.
• Inclusão da SEPLAG e SMA nos treinamentos e capacitações sobre gestão de documentos, repassando metodologia e acompanhando o desempenho da equipe envolvida para elaboração dos instrumentos – plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos – através do Sistema de Identificação de Tipologia Documental (SITD), cujo piloto é a SMF, como previsto no escopo do projeto.
• Preparação de edição crítica de mensagens de Prefeitos Municipais, a partir das fontes levantadas para elaboração da História Administrativa de Niterói (1819-1945)
• Preparação da minuta do Projeto de Lei Municipal de Gestão de Documentos e Arquivos, em tramitação na PMN.
• Minuta do Projeto de Lei Municipal de Gestão de Documentos e Arquivos para Niterói.

Próximos passos

• O projeto encontra-se em fase de finalização e/ou revisão do levantamento de dados, organização do material da pesquisa e sistematização das informações para elaboração dos produtos, resultados previstos nas metas a serem cumpridas como “em elaboração, com 80%” ou “finalizadas, com entrega no relatório final”.