A coordenação de análise dos resultados do PDPA é responsável por elaborar o balanço anual dos resultados dos projetos, realizar avaliação da implementação do programa, coordenar a elaboração do livro em conjunto com a UFF e a Fec com artigos sobre os projetos e estimular a apropriação do conhecimento dos projetos do PDPA para a gestão municipal e para a sociedade civil.

A coordenação do PDPA é responsável por monitorar os prazos previstos em convênio, realizar a interlocução com a FEC e a UFF, coordenar assuntos que envolvem as informações dos convênios, auxiliar os fiscais e gerentes em casos de dúvidas. As orientações solicitadas pelos fiscais e pela FEC ficam também sob responsabilidade da coordenação, a qual faz o alinhamento de assuntos gerais que tangem a parceria.

Os Fiscais do Convênio são 02 servidores titulares e respectivos suplentes, vinculados à Secretaria responsável pelo Convênio, a quem caberão as atribuições principais de acompanhar, monitorar e fiscalizar a execução do Convênio, sendo nomeados por ato da Autoridade Competente e publicado no Diário Oficial do Município de Niterói, por meio de Portaria.

Os fiscais são peças chave na análise dos relatórios quadrimestrais recebidos após os desembolsos. Eles são os responsáveis por analisar os relatórios e emitir o parecer que subsidiará a tomada de decisão do ordenador de despesas sobre os desembolsos. Nesse sentido, os fiscais possuem um contato mais próximo com a FEC e com a coordenação do PDPA. São também atribuições dos fiscais, além da análise dos relatórios, fazer o carregamento de arquivos com determinada periodicidade no Portal da Transparência.

Servidores que são responsáveis por acompanhar, na ponta, a execução dos projetos, especialmente no que diz respeito ao cumprimento dos objetivos e metas definidos nos Planos de Trabalho. Um Gerente de Projeto pode ser responsável pelo acompanhamento de um ou mais projetos, contudo, é interessante que cada projeto tenha um Gerente respectivo. Sua principal atribuição é auxiliar os Fiscais no acompanhamento, monitoramento e Fiscalização do Convênio.

O Termo de Convênio não vincula o gerente a assinar os relatórios, mas o servidor designado é peça fundamental para subsidiar a elaboração do parecer do fiscal. O gerente tem contato direto com o coordenador (UFF) e deve acompanhar, ao menos quinzenalmente, o desenvolvimento do projeto, através de reuniões com a coordenação, articulação transversal na PMN para dar subsídios ao projeto, etc.

A figura do gerente é importante pois é ele quem irá contribuir para que o projeto tenha maior integração com as políticas públicas do município. O gerente que é a ponte da articulação estratégica entre PMN e UFF. Dessa forma, ele deverá acompanhar o andamento das pesquisas e contribuir com sugestões para melhor assimilação ao real contexto da cidade de Niterói, bem como das políticas elaboradas para o município. Sua posição é extremamente estratégica e essencial para a garantia de resultados proveitosos para a Prefeitura de Niterói.

É o responsável por coordenar o Projeto e executar o objeto definido no Plano de Trabalho. Para isso, deve cumprir a contrapartida do pleno desenvolvimento dos projetos aplicados selecionados, em conformidade com seus respectivos Planos de Trabalho; elaborar os Relatórios Técnicos de Acompanhamento (Desembolso) e a proposta de alteração de Plano de Trabalho, quando necessário. É de sua responsabilidade informar a Interveniente sobre alterações formais que não alterem o escopo do projeto; elaborar os Relatórios Técnicos-Científicos, na fase de Prestação de Contas; produzir os Relatórios de Execução Físico-Financeiros (Desembolso), bem como o Relatório Técnico-Científico parcial anual, no caso da Prestação de Contas parcial.

As equipes dos projetos são compostas por estudantes de graduação, mestrado e/ou doutorado. São responsáveis pelo desenvolvimento do projeto e suas diversas etapas, bem como o alcance das metas estabelecidas em plano de trabalho.